La carta suele ser breve y sin nada llamativo. El Employment Development Department (EDD) desea examinar sus registros por un período que cubre los últimos tres años, y ya le asignaron un auditor. Trae una fecha, una lista de documentos y un número de teléfono.
No se lee como un asunto serio. Con frecuencia lo es.
Por qué lo seleccionaron a usted
La mayoría de las auditorías de clasificación comienzan de una de tres maneras, y ninguna de ellas requiere que alguien se haya quejado de usted.
Un trabajador solicitó desempleo. Alguien a quien usted le pagó con un 1099 solicitó beneficios, el EDD no encontró registro de salario, y el expediente quedó marcado. Este es, por mucho, el motivo más común.
Una reclamación de compensación para trabajadores o de salarios. Cualquier reclamación de alguien a quien usted trató como contratista plantea la misma pregunta.
Datos compartidos entre agencias. El EDD comparte información con el IRS, el Franchise Tax Board y el CDTFA. Un patrón de pagos por 1099 que se parece a una nómina puede salir a la luz sin que exista ninguna queja humana de por medio.
Usted debe asumir que la auditoría gira en torno a un trabajador específico, aunque el examen abarque a todos.
Qué está evaluando realmente el auditor
Desde que la ley AB5 se incorporó al código de California, la prueba estándar para determinar el estatus de empleo es la prueba ABC. Está diseñada deliberadamente para ser difícil de cumplir. Se presume que un trabajador es empleado, a menos que el negocio que lo contrató demuestre las tres condiciones siguientes:
A — El trabajador está libre del control y la dirección de la entidad que lo contrató en relación con el desempeño de su trabajo, tanto en el contrato como en la práctica.
B — El trabajador realiza labores que están fuera del giro habitual del negocio que lo contrató.
C — El trabajador se dedica habitualmente a un oficio, ocupación o negocio establecido de forma independiente, de la misma naturaleza que el trabajo realizado.
El punto B es donde la mayoría de los negocios fallan, y atrapa a personas que genuinamente creían estar en regla. Si usted tiene una empresa de jardinería y le paga a un jardinero con un 1099, ese trabajador está realizando labores dentro del giro habitual de su negocio. No importa que él fije sus propios horarios, use su propia camioneta, o haya firmado un contrato donde se le describe como contratista independiente. El punto B no se cumple, así que el trabajador es empleado.
Existen exenciones establecidas por ley — ciertos profesionales con licencia, algunas relaciones de negocio a negocio, arreglos de agencias de referencia, entre otras — y donde aplica una de ellas, rige en su lugar la prueba multifactorial Borello, más antigua y flexible. Si a usted le aplica una exención es una pregunta genuinamente técnica, y suele ser el punto donde más vale la pena enfocar el esfuerzo durante una auditoría.
Qué le van a pedir
Espere una solicitud que cubra aproximadamente tres años:
- Declaraciones de impuestos de nómina federales y de California, y el libro mayor (general ledger)
- Todos los Forms 1099 emitidos, con las facturas correspondientes
- Estados de cuenta bancarios y cheques cancelados
- Contratos y acuerdos con los trabajadores en cuestión
- Certificados de seguro, licencias de negocio y cualquier evidencia de los negocios independientes de los trabajadores
- Sus propios registros corporativos e información de propiedad
El auditor también puede querer entrevistar a los trabajadores directamente.
Cómo se construye una evaluación (assessment)
Si se reclasifica a los trabajadores, la evaluación cubre los impuestos a cargo del empleador que debieron pagarse: Seguro de Desempleo (Unemployment Insurance), Impuesto de Capacitación Laboral (Employment Training Tax), Seguro de Incapacidad Estatal (State Disability Insurance) y la retención del impuesto sobre la renta personal — más multas e intereses que corren desde las fechas de vencimiento originales.
Dos características de este proceso hacen que golpee más fuerte de lo que la gente espera.
Muestreo y extrapolación. Los auditores comúnmente examinan un período de muestra y proyectan los hallazgos sobre todo el período auditado. Un pequeño error en la muestra se convierte en una cifra grande en la evaluación final. Cuestionar la metodología de la muestra suele valer más la pena que discutir el estatus de un trabajador en particular.
Exposición a responsabilidad personal. Ciertas evaluaciones se pueden dirigir contra las personas responsables, no solo contra la entidad. La estructura corporativa no absorbe esto de forma automática.
Y el EDD no es la única agencia. Un hallazgo de reclasificación puede trasladarse al IRS, a responsabilidad por compensación para trabajadores, y a exposición por salarios y horas bajo el Código Laboral (Labor Code) — donde los multiplicadores son considerablemente peores.
Qué hacer en la primera semana
No comience la conversación solo. El auditor es profesional y generalmente razonable, pero está reuniendo evidencia. Los comentarios informales sobre cómo maneja usted a sus trabajadores se convierten en hallazgos.
Nombre un representante. Presentar un poder (power of attorney) traslada la correspondencia y las entrevistas a su representante. Esto es rutinario y esperado; no lo hace parecer culpable.
No altere registros. Nunca. Reconstruir un documento faltante es una cosa. Poner una fecha falsa a un contrato es un problema de una categoría completamente distinta.
Reúna la evidencia de independencia. Para cada trabajador, busque: su propia licencia de negocio, su propio EIN, un certificado de seguro, evidencia de que atendió a otros clientes, su propio equipo e instalaciones, facturas que él mismo generó en lugar de las que usted le generó, y cualquier tipo de mercadeo que realice. Este es el material que respalda los puntos A y C — y, donde aplique una exención, el análisis Borello.
Averigüe si aplica una exención. Esta es la pregunta de mayor valor en la mayoría de las auditorías, y es fácil responderla mal si no se lee el estatuto con cuidado.
Corríjalo de aquí en adelante. Cómo está tratando a sus trabajadores hoy influye en cómo se resuelve la auditoría. Continuar un arreglo que el auditor ya marcó no le ayuda.
La prevención cuesta una fracción de esto
Los negocios que salen limpios de estas auditorías son los que revisaron la clasificación antes de que alguien se los pidiera. Esa revisión no es cara ni toma mucho tiempo: para cada puesto, repase los tres puntos con honestidad, verifique si aplica una exención establecida por ley, y donde un trabajador en realidad es empleado, póngalo en nómina antes de que el EDD lo haga por usted de manera retroactiva y con multas incluidas.
Si actualmente le paga a alguien con un 1099 por trabajo que forma parte del giro central de su negocio, vale la pena revisarlo este mes y no el próximo año.
Nosotros revisamos la clasificación como parte de todo servicio de nómina, y representamos a los empleadores durante los exámenes del EDD. Si le llegó una carta, envíenosla — la primera revisión es gratis, y la primera semana es la que importa.