Contabilidad
Para el Formulario 1099-NEC, las copias para el destinatario y la presentación ante el IRS vencen el 31 de enero. Todo lo que lo hace posible tiene que ocurrir antes de diciembre.
La mayoría de los problemas con los 1099 son en realidad problemas de W-9. Se le pagó a un contratista sin tenerlo. La dirección en el archivo tiene tres años. El nombre no coincide con el número de identificación del contribuyente. Nadie está seguro de si un pago fue por servicios o por renta. En la última semana de enero, nada de eso se resuelve rápido.
Nosotros manejamos todo el ciclo: recopilar los W-9 antes de que salga el dinero, extraer los pagos del año de los libros, decidir en qué formulario y en qué casilla va cada uno, entregar las copias a los destinatarios y presentar ante las agencias. Es un servicio pequeño que protege discretamente una deducción grande.
Alcance
Recopilación de W-9
Se solicita antes de pagarle al contratista, no después. Sin él, usted está obligado a aplicar retención de respaldo, y recuperarla después no es la conversación favorita de nadie.
Formulario 1099-NEC
Pagos por servicios de personas que no son sus empleados — contratistas, subcontratistas y honorarios pagados a un abogado por servicios legales.
Formulario 1099-MISC
Rentas, regalías, premios, pagos médicos y de salud, y montos brutos pagados a un abogado. Otro formulario, otras casillas, y una fecha de presentación posterior a la del NEC.
Copias a destinatarios y presentación
Entregadas a cada destinatario y transmitidas a las agencias electrónicamente, con las confirmaciones guardadas en su expediente.
Verificación de TIN y correcciones
Nombres verificados contra los números de identificación antes de presentar nada, y declaraciones corregidas si de todos modos llega una carta de discrepancia.
Conciliación del 1099-K
Los formularios que emiten sus plataformas de pago, conciliados con los libros para que el mismo ingreso no se reporte dos veces. El umbral de reporte ha cambiado varias veces, así que trabajamos con la regla vigente del año.
Resultado
La multa por formulario sube por escalones — presentado dentro de treinta días, presentado antes de principios de agosto, presentado después — y es aún mayor si el IRS determina desacato intencional. Multiplique cualquier escalón por el número de contratistas a los que paga.
Los pagos a contratistas que no puede documentar con un 1099 presentado están entre lo primero que un auditor rechaza. La presentación es lo que protege el gasto.
Si llevamos su contabilidad, los totales de pagos ya existen y ya están categorizados. Enero deja de ser un acontecimiento.
Proceso
En noviembre, no en enero. Listamos a todos los que recibieron pagos durante el año y señalamos a quién le falta el W-9.
Solicitudes enviadas, seguimientos hechos, y orientación clara sobre la retención de respaldo cuando un contratista no da su número.
Cada pago asignado al formulario y la casilla correctos, con los totales conciliados con el libro mayor.
Copias a los destinatarios y presentación transmitida antes de la fecha límite, no el mismo día.
Ideal para
Preguntas
En general, a personas físicas y negocios no incorporados a quienes pagó por servicios dentro de su actividad comercial, una vez que los pagos superan el umbral de reporte de ese año. Ese umbral fue modificado por legislación reciente y ahora se ajusta con el tiempo, así que confirmamos la cifra vigente en lugar de usar la que todos recuerdan. Los pagos a corporaciones en su mayoría están exentos — los abogados y los proveedores médicos son la excepción que se suele pasar por alto.
Presente lo antes posible, porque la multa se escalona según el retraso y el primer escalón es con mucho el más barato. Presentar tarde es mucho mejor que no presentar, y existe alivio por causa razonable cuando hay un motivo genuino. Cuéntenos qué pasó — presentamos los formularios y, cuando corresponda, pedimos que se elimine la multa.
Casi con seguridad. El umbral del IRS para la presentación electrónica obligatoria ahora se cuenta sumando todas sus declaraciones informativas en lugar de por tipo de formulario, lo que alcanza a casi todo empleador que además emite W-2. California recibe la mayoría de los datos de 1099 por el programa federal combinado, pero no todos los formularios ni todas las situaciones están cubiertos, y cuando no lo están la información debe llegar al FTB por separado. Manejamos ambos lados electrónicamente y guardamos las confirmaciones.
Se necesita a menudo junto con esto
Calcular los números es lo fácil. Mantenerse del lado correcto del EDD, las órdenes salariales, la acumulación de días por enfermedad y la clasificación laboral es donde los empleadores realmente salen lastimados.
Reconstruimos los periodos en orden, los conciliamos correctamente, y luego lo ponemos en un ritmo mensual para que no vuelva a pasar.
Conciliación, estados financieros, libro mayor y cierre — entregados en una fecha fija cada mes, por menos de lo que cuesta un contador de medio tiempo.
Treinta minutos con un Agente Inscrito, sin costo. Traiga la declaración del año pasado y le diremos con claridad qué haríamos distinto — y cuánto costaría.