Casi todos los proyectos de "ponerse al día" que tomamos comienzan con una disculpa. El dueño se siente apenado. Explica que las cosas se pusieron ocupadas, que tenía la intención de arreglarlo, que sabe que está mal.
Vale la pena decirlo con claridad: esta es una de las situaciones más comunes en el pequeño negocio, y a quienes les pasa suelen ser las personas que más trabajan. Un negocio que está creciendo genera transacciones más rápido de lo que un dueño las puede categorizar a las once de la noche.
Lo que sí vale la pena ver con claridad es lo que cuesta quedarse atrasado.
A dónde se va realmente el dinero
Por lo general, paga impuestos de más. Sin contabilidad al día, su preparador trabaja con estados de cuenta bancarios y lo que usted logra recordar. Se pierden deducciones — no las obvias, sino las que están repartidas a lo largo de un año en transacciones pequeñas: suscripciones de software, casetas de peaje, materiales comprados con una tarjeta personal, una parte de la factura del teléfono, millas que nadie registró. En un negocio con un volumen real de gastos, eso representa una cifra considerable, cada año, de forma permanente.
O paga de menos y se entera después. La otra dirección es peor. Los pagos estimados calculados demasiado bajos producen un saldo pendiente en abril, más multas por pago insuficiente, y el dinero para pagarlo ya se gastó once meses antes.
La preparación de impuestos cuesta más. Preparar una declaración a partir de registros sin conciliar toma sustancialmente más tiempo que prepararla a partir de un balance de comprobación (trial balance) limpio, y ese tiempo se factura. Muchos clientes descubren que el proyecto de ponerse al día prácticamente se paga solo con lo que ahorran en la tarifa de preparación del año siguiente.
El acceso a crédito desaparece. Un banco, un prestamista de la SBA, un arrendador que firma un contrato comercial, una financiera de equipo — todos piden dos años de estados financieros al inicio de la conversación. Un "se los puedo tener en unas semanas" termina la mayoría de esas conversaciones, o al menos garantiza que usted no sea el solicitante que consigue la mejor tasa.
Toma decisiones al tanteo. Esta es la más costosa y la más difícil de ver. La mayoría de los dueños le pueden decir si el mes estuvo bueno. Muy pocos le pueden decir qué trabajo, producto, cliente o ubicación realmente generó el dinero — y sin eso, las decisiones de precios, contratación y expansión se toman por instinto. El instinto no siempre está equivocado. Simplemente no es evidencia.
Las fechas límite se pasan sin darse cuenta. Declaraciones de impuesto sobre ventas, presentaciones trimestrales de nómina, 1099 para contratistas. Estas tienen sus propias multas y se acumulan sin importar si su contabilidad está al día.
En qué consiste realmente una limpieza contable
Es un proceso más estructurado de lo que la gente espera.
1. Evaluar. Revisamos lo que existe — conexiones bancarias (bank feeds), estados de cuenta, recibos, un archivo parcial de QuickBooks, una caja de zapatos llena de papeles — y establecemos cuál fue el último punto conciliado y confiable. Eso define el alcance del trabajo.
2. Reconstruir la estructura. Por lo general el plan de cuentas (chart of accounts) necesita reconstruirse antes de registrar nada en él, porque el que viene por defecto no refleja cómo funciona su negocio. Hacer esto primero evita tener que categorizar dieciocho meses de transacciones dos veces.
3. Reconstruir en orden, empezando por lo más antiguo. Las transacciones se importan, se categorizan, y cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito, préstamo y procesador de pagos se concilia mes a mes contra el estado de cuenta. Hacerlo fuera de orden no funciona; un saldo inicial tiene que estar correcto antes de que el mes siguiente pueda estarlo.
4. Corregir los problemas estructurales. Se limpia el "opening balance equity", se resuelven los fondos sin depositar (undeposited funds), los préstamos se dividen entre capital e intereses, los activos fijos se capitalizan y se deprecian, y los retiros del dueño (owner draws) se separan de los gastos. Esta es la parte que distingue una limpieza contable real de un simple ejercicio de captura de datos.
5. Conciliar con las declaraciones de impuestos. Si se presentaron declaraciones para esos años, la contabilidad tiene que coincidir con ellas — o hay que identificar y entender las diferencias.
6. Entregar un cierre. Estados conciliados para cada período, un balance de comprobación limpio, y una nota por escrito de lo que se encontró y lo que significa.
Cuánto cuesta y cuánto tiempo toma
La limpieza contable se cotiza como un proyecto de tarifa fija, según el volumen de transacciones, el número de cuentas y el estado del material inicial — no por hora. Usted debe esperar un número firme antes de que comience el trabajo.
Dos años de atraso para un negocio de servicios típico con pocas cuentas bancarias suele tomar entre dos y seis semanas. Un negocio con alto volumen de transacciones, inventario, o varias entidades toma más tiempo. Cualquiera que le dé un precio sin revisar el archivo está adivinando.
La parte que realmente importa
Ponerse al día solo vale la pena pagarlo una vez. El valor de una limpieza contable se concreta si la contabilidad se mantiene al día después — lo cual significa un ritmo mensual con una fecha de cierre fija, ya sea con nosotros, con otra firma, o con usted mismo con un archivo bien configurado y una hora a la semana.
Una limpieza seguida de otros dos años de atraso es dinero gastado dos veces.
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