Las multas por presentar tarde están entre los pocos costos fiscales que se pueden evitar por completo y que uno mismo se provoca. También están entre las más comunes, porque las fechas de cumplimiento para un negocio de California están repartidas entre al menos cuatro agencias, y ninguna se coordina con las demás.
Así es como se ve el año. Las fechas que caen en fin de semana o día feriado generalmente se recorren al siguiente día hábil.
Las declaraciones de la entidad
15 de marzo — Sociedades (partnerships, Form 1065) y S-corporations (Form 1120-S), junto con las declaraciones de California Form 565 y Form 100S. Esta fecha es un mes antes de lo que la mayoría de los dueños supone, y es la fecha límite que con más frecuencia se les pasa a las entidades recién formadas.
La multa por una declaración tardía de una sociedad o S-corporation se cobra por cada dueño, por cada mes. Una sociedad de tres dueños que presenta cuatro meses tarde acumula una multa mucho mayor de lo que la mayoría espera, y se cobra incluso cuando no se debe impuesto alguno.
15 de abril — Declaraciones individuales (Form 1040 y California Form 540), C-corporations (Form 1120 y California Form 100), y LLC de un solo miembro que reportan en el Schedule C. El California Form 568 para los LLC también vence esta fecha.
15 de mayo — La serie Form 990 para organizaciones exentas con año fiscal calendario, más el California Form 199 y la renovación del registro RRF-1.
Existen extensiones disponibles para todas estas declaraciones y son algo rutinario — pero una extensión amplía el plazo para presentar, nunca el plazo para pagar. El impuesto adeudado sigue venciendo en la fecha original, y el interés corre desde ese momento sin importar la extensión.
Pagos estimados
Para individuos y dueños de entidades de traspaso (pass-through), los pagos estimados trimestrales vencen en abril, junio, septiembre y enero. El calendario de California está distribuido de forma poco común — una proporción mayor del estimado anual vence en los primeros dos pagos de lo que exige el calendario federal — lo cual sorprende a quienes suponen que los calendarios de ambos niveles son iguales.
Las corporaciones siguen su propio calendario trimestral basado en su año fiscal.
Las multas por pago insuficiente funcionan en la práctica como interés, y aplican incluso si usted paga el total para abril.
Nómina
Depósitos — semanales (en dos pagos) o mensuales, según su calendario de depósitos, el cual se determina por su período de referencia (lookback period). Equivocarse en esto es uno de los errores pequeños más costosos en nómina, porque las multas por falta de depósito (failure-to-deposit) aumentan rápidamente entre más tiempo pase el depósito sin hacerse.
Trimestral — el Form 941 a nivel federal y los Forms DE 9 y DE 9C con el EDD de California, que vencen al final del mes siguiente a cada trimestre: abril, julio, octubre y enero.
Anual — el Form 940 para el desempleo federal, que vence el 31 de enero.
31 de enero — los W-2 para los empleados y para el Social Security Administration; los 1099-NEC para los contratistas y para el IRS. En la práctica, la fecha límite del 1099-NEC no tiene extensión, y las multas se cobran por formulario.
Puntos específicos de California
Impuesto mínimo de franquicia de $800 — pagadero anualmente por LLC, corporaciones y sociedades limitadas, generalmente antes del día 15 del cuarto mes del año fiscal. Aplica ya sea que el negocio haya tenido ganancia o no, y es una de las sorpresas más comunes del primer año para las entidades nuevas.
Cuota del LLC (LLC fee) — una cuota adicional basada en los ingresos brutos totales en California, por encima de cierto umbral. Se estima durante el año y se ajusta en el Form 568.
Statement of Information — se presenta ante el Secretary of State. Las corporaciones la presentan cada año; los LLC, cada dos años. La multa por no presentarla es modesta, pero la consecuencia no lo es: el incumplimiento continuo lleva a la suspensión de la entidad, lo cual le quita el derecho de demandar, defenderse en una demanda o hacer valer contratos en California.
Impuesto sobre ventas — declaraciones mensuales, trimestrales o anuales ante el CDTFA, según la frecuencia que le hayan asignado, con pagos anticipados para los vendedores más grandes.
Impuesto a la propiedad sobre bienes personales del negocio — el Form 571-L, que se presenta ante el asesor del condado (county assessor), generalmente en la primavera. Con frecuencia se les olvida a los negocios que no son dueños de bienes raíces pero sí de equipo.
Las fechas que no son límites, pero deberían tratarse como tales
Octubre y noviembre — una revisión de fin de año con su contador. En cuanto el calendario llega a enero, la mayoría de los ajustes que todavía podrían cambiar las cifras del año — una compra de equipo, una aportación a un plan de retiro, una corrección en la contabilidad — ya no están disponibles. Una reunión en octubre, mientras todavía hay tiempo de actuar, es distinta de una después del 31 de diciembre que solo puede reportar el resultado.
Finales de diciembre — establecimiento de planes de retiro. Algunos tipos de plan deben establecerse antes de que termine el año, aunque las aportaciones se puedan hacer después.
Enero, antes de declarar — verifique que cada ITIN en la declaración siga activo, y que los W-9 de los contratistas estén en el expediente antes de que venzan los 1099.
Cómo lograr que esto se mantenga
Los negocios que nunca pagan una multa por presentar tarde no son, por naturaleza, más organizados. Tienen a alguien cuyo trabajo incluye llevar el calendario.
Si desea que le preparemos las fechas para el tipo específico de su entidad y su frecuencia de presentación, con recordatorios que de verdad le lleguen a una persona, eso forma parte de todo servicio que ofrecemos aquí. Comuníquese con nosotros y le trazamos el mapa de su año.
Esta es una guía general sobre fechas de presentación, no un consejo sobre su situación específica. Las fechas límite se ajustan por fines de semana, días feriados, años fiscales distintos al calendario y declaraciones de desastre — siempre confirme la fecha que le corresponde a usted.